01 · Przepisywanie
Te same dane wpisywane trzy razy
Zamówienie z maila trafia do systemu, potem na fakturę, potem do arkusza. Przy każdym przepisaniu łatwo o literówkę w NIP, kwocie albo adresie.
Automatyzacja procesów · Rzeszów i cała Polska
Automatyzacja procesów biznesowych w systemach, które już masz.
Przepisywanie zamówień, wystawianie i pobieranie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), przypomnienia i raporty przejmuje przepływ, który działa według Twoich reguł. Dane wpisane raz trafiają wszędzie, gdzie są potrzebne. Sprawy nietypowe wracają do człowieka.
Zakres: procesy biurowe i sprzedażowe. Automatyki przemysłowej i sterowania maszynami nie wykonujemy.
Przykładowy przepływ: zamówienie z maila
- Mail z zamówieniem w PDF
- Odczyt pozycji, ilości i NIP
- Sprawdzenie klienta w CRM
- Zamówienie zapisane w systemie
- Potwierdzenie do klienta
Dane się nie zgadzają? Przepływ zatrzymuje się i wysyła alert do osoby odpowiedzialnej.
Małe automatyzacje od 1 500 zł netto.
Twoje systemy
Łączymy narzędzia, których już używasz. Nie zmieniasz programu do faktur, CRM ani sklepu.
Zakres i cena przed startem
Na piśmie: co przepływ robi, czego nie robi i ile kosztuje.
Monitoring błędów
Każdy przepływ ma obsługę błędów. Gdy coś stanie, alert trafia do osoby odpowiedzialnej.
Bezpłatna analiza w Twojej firmie
Na Podkarpaciu przyjeżdżamy do firmy. Z resztą Polski: 30 minut rozmowy online.
Problem
Robota, której nikt nie chce, a ktoś musi ją zrobić.
Automatyzację procesów w firmie zwykle zaczynamy od jednej z tych trzech sytuacji.
02 · Pilnowanie
Wszystko działa, dopóki ktoś pamięta
Przypomnienie o płatności, przeglądzie albo brakującym dokumencie zależy od jednej osoby. Gdy ta osoba jest na urlopie, sprawa czeka.
03 · Raporty
Poniedziałek zaczyna się od kopiowania
Dane z kilku miejsc trafiają ręcznie do jednego arkusza, żeby było widać, jak idzie. Raport jest gotowy wtedy, gdy przestaje być aktualny.
Przed i po
Ta sama praca. Raz rękami, raz w tle.
Przykład: jedno zamówienie z maila. Liczby czynności są przykładowe, u Ciebie będą inne.
Ręcznie
24kliknięcia i kopiuj-wklej
- 1Otwórz maila i załącznik PDF2×
- 2Skopiuj NIP i znajdź klienta w CRM4×
- 3Przepisz pozycje do systemu zamówień8×
- 4Wystaw fakturę4×
- 5Wyślij potwierdzenie do klienta3×
- 6Dopisz zamówienie do arkusza3×
Automatycznie
w tle
- Mail i PDF odczytane
- Klient znaleziony w CRM
- Zamówienie zapisane w systemie
- Faktura gotowa do wystawienia w KSeF
- Potwierdzenie wysłane do klienta
- Arkusz zaktualizowany
Zostaje jedna czynność: akceptacja faktury przed wysłaniem do KSeF.
Asystent automatyzacji
Opisz nudną czynność. Pokażemy, jak ją zautomatyzować.
Dostaniesz od razu ocenę, czy to się opłaca, szacunek odzyskanego czasu i schemat przed i po. Bez podawania adresu e-mail.
- Opłaca się automatyzować
- Najpierw porządek w danych
- Na dziś nie automatyzuj
Jedna z trzech ocen, plus plan, który możesz dołączyć do zgłoszenia.
Wolisz test w 8 pytaniach?Automatyzacje w Twojej branży
Jak wygląda automatyzacja w firmie podobnej do Twojej?
Wybierz branżę. Pokazujemy trzy przykładowe przepływy: od zdarzenia, które je uruchamia, do rezultatu w systemie. Nazwy programów są przykładami, łączymy też inne.
Mniej telefonów i przepisywania, więcej czasu dla gości
Rezerwacje z kilku kanałów w jednym kalendarzu
- Rezerwacja z portalu, strony lub maila
- Wpis do wspólnego kalendarza
- SMS z potwierdzeniem do gościa
Faktury od dostawców prosto z KSeF
- Faktura zakupowa w KSeF
- Przypisanie kosztu i dostawcy
- Przekazanie do księgowości
Słaba opinia nie czeka do poniedziałku
- Nowa opinia w internecie
- Ocena 3 gwiazdki lub niższa
- Alert do kierownika z treścią opinii
Przykładowe systemy
- np. system rezerwacji
- np. Google Calendar
- KSeF
- np. wFirma lub Fakturownia
- SMS i e-mail
Obszary
Sześć obszarów, w których praca powtarza się najczęściej
Od obiegu dokumentów, przez automatyzację sprzedaży i obsługi klienta, po integrację systemów.
Dokumenty i faktury
Faktury wystawiane i pobierane przez KSeF, odczyt zamówień, obieg do akceptacji, archiwizacja w folderach o stałych nazwach.
Sprzedaż i CRM
Zapytania z formularzy i portali w CRM, przydział handlowca, przypomnienia o kolejnym kroku.
Obsługa klienta
Potwierdzenia, statusy i odpowiedzi na powtarzalne pytania. Reklamację czy nietypową prośbę przejmuje pracownik.
Raporty
Zestawienia z kilku systemów przygotowywane o stałej porze i wysyłane tam, gdzie je czytasz.
Integracja systemów
Sklep, magazyn, fakturowanie i CRM pracują na tych samych danych, a nikt nie eksportuje plików między nimi.
Kadry i administracja
Wdrożenie nowej osoby, wnioski, terminy badań i szkoleń. Z dostępem tylko dla uprawnionych.
Realizacje
Automatyzacje, które już pracują
OZE / Serwis
Zgłoszenia serwisowe prosto do systemu zgłoszeń
Firma od fotowoltaiki i pomp ciepła. Agent głosowy zbiera zgłoszenie usterki z typem instalacji i opisem problemu. Zgłoszenie trafia do systemu zgłoszeń i kalendarza wizyt, a pilne sprawy idą od razu do konsultanta.
Efekt: zespół serwisowy dostaje zgłoszenia z kompletem danych, a klienci zgłaszają usterkę o każdej porze.
Należności · faktury
Przypomnienia o fakturach wysyłane SMS-em
Po wysłaniu faktury przepływ przypomina klientowi SMS-em o płatności, a potem prowadzi kolejne kontakty w ustalonych odstępach.
Efekt: przypomnienia wychodzą na czas, a pracownik nie musi pilnować terminów w kalendarzu.
Sprzedaż · oferty
Oferty z cennikiem składane automatycznie
Integracja systemów firmy ze skryptem w Arkuszach Google. Skrypt pobiera ceny z cennika i przygotowuje ofertę do wysłania.
Efekt: handlowiec nie przenosi cen do oferty ręcznie, a ceny pochodzą z aktualnego cennika.
Kto to buduje
Więcej o nas Analizę i projekt prowadzi Konrad Lis.
Rozmawiasz z osobą, która prowadzi projekt od analizy do uruchomienia. Doświadczenie we frontendzie, SEO i data science (studia podyplomowe na Politechnice Warszawskiej).
Po wdrożeniu
Co, jeśli coś się zepsuje? Nic nie ginie po cichu.
Przykładowy poranek jednego przepływu: chwilowa awaria systemu kuriera i zamówienie z NIP, który nie pasuje do danych w CRM.
przepływ: zamówienia-sklep · dziennik uruchomień
- 08:14:02sukces:Zamówienie #1042 ze sklepu przyjęte
- 08:14:03sukces:Klient znaleziony w CRM
- 08:14:04błąd:System kuriera nie odpowiada (błąd 503)
- 08:14:34ponowienie:Ponowienie po 30 s
- 08:14:35sukces:Etykieta utworzona, numer przesyłki wysłany do klienta
- 09:02:11sukces:Zamówienie #1043 ze sklepu przyjęte
- 09:02:12błąd:NIP z zamówienia nie zgadza się z danymi w CRM
- 09:02:12alert:Zatrzymano przed fakturą. Alert do osoby odpowiedzialnej
Przykładowy zapis.
Ponowienie
Gdy zewnętrzny system nie odpowiada, przepływ ponawia próbę, w przykładzie obok po 30 sekundach.
Alert
Mail lub komunikator: co się zatrzymało, na jakich danych i co trzeba zrobić.
Dziennik
Każde wykonanie zostaje zapisane. Widać, co przeszło, co nie i dlaczego.
Opieka
Po uruchomieniu pilnujemy przepływów i reagujemy na błędy.
Narzędzia i integracje
Sposób połączenia wybieramy po sprawdzeniu Twoich programów
Najpierw sprawdzamy, jak działa proces i jakie interfejsy mają Twoje programy. Dopiero potem wybieramy sposób połączenia: bezpośrednio przez API, w n8n albo w Make, a gdy trzeba odczytać maila lub PDF, z AI w przepływie.
Interfejsy programów (API) i własny kod
Program przekazuje dane programowi bezpośrednio. Tak łączymy CRM, sklep, ERP czy fakturowanie, gdy mają API.
n8n
Dobry przy większej liczbie kroków, danych wrażliwych i potrzebie własnego serwera w UE.
Make
Prostsze przepływy, które zespół chce oglądać i zmieniać samodzielnie.
AI w przepływie
Odczytuje maila lub PDF bez stałego układu. Wynik odczytu jest sprawdzany, zanim trafi dalej.
Nie wiesz, co wybrać? Porównanie Make, n8n i Zapier.
Jak to robimy
Od rozmowy w firmie do działającego przepływu
Pięć etapów w skrócie. Pełny opis, z porządkowaniem danych pod automatyzacje i agentów AI, jest na stronie O nas.
- 01
Analiza w firmie
Przyjeżdżamy i sprawdzamy, które czynności opłaca się automatyzować. Spoza Podkarpacia rozmawiamy online.
- 02
Porządek w danych
Ustalamy jedno źródło prawdy, usuwamy duplikaty, ujednolicamy pola i nazwy plików. Bez tego automatyzacja zatrzymuje się na pierwszym wyjątku.
- 03
Projekt
Rozpisujemy kroki przepływu, zachowanie przy błędzie i odbiorców alertów. Wycenę zatwierdzasz przed startem.
- 04
Wdrożenie i testy
Budujemy i testujemy na prawdziwych przypadkach, również tych nietypowych. Uruchamiamy, gdy przepływ przejdzie testy.
- 05
Start i monitoring
Pierwsze tygodnie obserwujemy dziennik uruchomień i poprawiamy to, co wyszło w praktyce.
Kiedy odradzamy
Czego nie automatyzować
W tych sytuacjach odradzamy wdrożenie albo proponujemy najpierw prostszy krok.
Jeśli rachunek się nie spina, powiemy to na pierwszej rozmowie. Czasem wystarczy szablon, lista kontrolna albo funkcja, którą już masz w programie.
- Proces, który zmienia się co tydzień i nikt nie potrafi go opisać.
- Czynność wykonywana rzadko i krótko. Wdrożenie zwróci się po latach albo wcale.
- Decyzje wymagające oceny człowieka: negocjacje, sporne reklamacje, ocena kandydatów.
- Dane w bałaganie: duplikaty, kilka wersji prawdy, różne formaty. Najpierw porządek.
- Proces z wysokim kosztem błędu i bez osoby, która sprawdzi wyjątki.
Test procesu
Sprawdź w dwie minuty, czy ta czynność nadaje się do automatyzacji.
Osiem pytań o częstotliwość, dane i systemy. Wynik zobaczysz od razu, bez podawania adresu e-mail. Jeśli odpowiedzi pokażą, że automatyzacja się nie opłaci, napiszemy to wprost.
Pytanie 1 z 8
Ile kosztuje automatyzacja procesów?
Małe automatyzacje zaczynają się od 1 500 zł netto. Większe projekty, z kilkoma systemami i obsługą wyjątków, wyceniamy po analizie w Twojej firmie. Nic nie płacisz za analizę. Jeśli wdrażamy, jej koszt jest w cenie projektu.
Ile trwa wdrożenie?
Mała automatyzacja zwykle zajmuje 1–2 tygodnie, integracja systemów 1–3 tygodnie, a projekt obejmujący kilka procesów 2–6 tygodni. Najdłużej trwa zwykle zdobycie dostępów do systemów i uporządkowanie danych.
Czy muszę zmieniać systemy, których używam?
Nie. Łączymy programy, które już masz: pocztę, arkusze, CRM, fakturowanie, sklep, ERP. Jeśli program nie ma interfejsu do integracji, szukamy innej drogi, np. eksportu plików lub skrzynki pocztowej. Wymianę systemu doradzamy tylko wtedy, gdy obecny blokuje cały proces.
Co się dzieje, gdy automatyzacja przestanie działać?
Przy chwilowej awarii zewnętrznego systemu przepływ próbuje ponownie. Gdy nie da się dokończyć, zatrzymuje się i wysyła alert: co stanęło i na jakich danych. Każde uruchomienie zostaje w dzienniku.
Kto utrzymuje przepływy po wdrożeniu?
My. Wsparcie po wdrożeniu nie wymaga długoterminowej umowy.
Czy mogę wklejać dane firmy do darmowego ChatGPT?
Lepiej nie. Darmowe wersje chatbotów w chmurze mogą przechowywać rozmowy i, zależnie od ustawień, wykorzystywać je do trenowania modeli. Dane osobowe klientów lub pracowników wymagają umowy powierzenia z dostawcą, a darmowe konta jej nie dają. Do pracy z danymi firmy używaj wersji firmowej z umową albo usuwaj z tekstu nazwiska, adresy i numery.
Pierwszy krok
Sprawdźmy, co w Twojej firmie opłaca się zautomatyzować
Opisz jedną czynność, która co tydzień zabiera komuś czas. Wrócimy ze wstępną oceną i propozycją następnego kroku.
W odpowiedzi znajdziesz
- Ocenę, czy ta czynność nadaje się do automatyzacji
- Listę systemów, które trzeba połączyć
- Informację, czy dane wymagają najpierw uporządkowania
- Propozycję zakresu: mała automatyzacja od 1 500 zł netto albo bezpłatna analiza w Twojej firmie