01 · Szczyt
Klient dzwoni w najgorszym momencie
Ktoś musi przerwać obsługę gościa albo telefon zostaje bez odpowiedzi. Zwykle wygrywa osoba, która stoi przed ladą, a dzwoniący szuka innej firmy.
Agent głosowy (voicebot) dla firm
Agent głosowy, który odbiera telefon i załatwia sprawę.
Odpowiada klientowi, sprawdza dane, rezerwuje termin albo przyjmuje zamówienie. Wynik zapisuje w systemie, którego już używasz. Gdy sprawa wymaga człowieka, przekazuje ją z pełnym kontekstem.
Przebieg jednej rozmowy21:14 · po godzinach
- KlientCzy macie wolny termin w piątek po 16?
- Agent AISprawdzam kalendarz rezerwacji…
- SystemPiątek 17:30: dostępne
- Agent AIMam wolne 17:30. Rezerwuję na Pana nazwisko?
- KalendarzRezerwacja zapisana
- SMSPotwierdzenie wysłane do klienta
Sprawa zamknięta. Zespół widzi wynik w systemie.
Zobacz przebieg rozmowySprawdźmy Twój procesZobacz przebieg rozmowy
Wolisz test w 8 pytaniach? Pierwsza rozmowa: 30 minut o Twoich telefonach i o tym, co się z nimi dzieje.
Twój obecny numer
Agent odbiera na numerze, który klienci już znają. Bez wymiany centrali.
Twoje systemy
Wynik trafia do kalendarza, CRM, systemu rezerwacji lub zamówień.
Człowiek w środku procesu
Sprawa poza zakresem trafia do pracownika razem z tym, co klient już powiedział.
Wdrożenie i wsparcie po naszej stronie
Analiza, konfiguracja, testy, pilotaż i strojenie po uruchomieniu.
Problem
Telefon nie czeka, aż ktoś będzie miał wolne ręce.
Zespół może pracować dobrze, a rozmowa i tak przepada. Najczęściej w jednej z trzech sytuacji.
02 · Po godzinach
Poczta głosowa nie kończy sprawy
Klient chce termin, status albo zamówienie teraz. Oddzwonienie jutro rano to często rozmowa z kimś, kto zdążył już załatwić sprawę gdzie indziej.
03 · Powtarzalność
Te same pytania wracają codziennie
Zespół po raz kolejny sprawdza te same dane i przepisuje wynik ręcznie. Czas idzie na czynność, która nie wymaga decyzji człowieka.
Jak działa
Pięć rzeczy, które agent robi podczas jednego telefonu.
Pod krokami porównanie z klasycznym automatem z menu tonowym, punkt po punkcie.
- 01
Odbiera
W godzinach szczytu, po godzinach i kilka rozmów równolegle.
- 02
Sprawdza
Terminy, statusy, dostępność i zatwierdzoną wiedzę firmy.
- 03
Wykonuje
Rezerwuje, przyjmuje zamówienie, zakłada zgłoszenie, aktualizuje dane.
- 04
Potwierdza
Rozmówcy w rozmowie, a firmie zapisem w systemie i wiadomością.
- 05
Przekazuje
Gdy potrzebna jest decyzja, negocjacja albo odpowiedzialność człowieka.
| Klasyczny automat lub menu tonowe | Prowadzi po menu tonowym | Odtwarza nagraną informację | Zapisuje wiadomość do oddzwonienia | Kończy rozmowę | Klient sam szuka człowieka |
|---|---|---|---|---|---|
| Agent Optimate Labs | Rozumie, po co klient dzwoni | Sprawdza aktualne dane w systemie | Wykonuje operację: rezerwuje, zamawia, zgłasza | Potwierdza rezultat rozmówcy i w systemie | Przekazuje sprawę pracownikowi z notatką z rozmowy |
Zastosowania
W jakich firmach agent przejmuje najwięcej telefonów?
Wybierz branżę. Zobaczysz powód telefonu, zadanie agenta, rezultat w systemie i moment przekazania sprawy człowiekowi.
Od pytania o dostępność do zapisanej rezerwacji
- Powód telefonu
- Gość pyta o wolny pokój lub stolik, godziny, parking, menu albo warunki pobytu, często poza godzinami pracy recepcji.
- Co robi agent
- Agent sprawdza dostępność, dopytuje o liczbę osób i termin, rezerwuje albo przyjmuje zamówienie z dodatkami i adresem dostawy.
- Rezultat w systemie
- Rezerwacja lub zamówienie zapisane w systemie, potwierdzenie wysłane rozmówcy.
- Kiedy potrzebny człowiek
- Grupa, wydarzenie, indywidualne warunki cenowe albo reklamacja pobytu.
Systemy, z którymi łączymy
- System rezerwacji lub PMS
- System zamówień lub POS
- Kalendarz
- SMS i e-mail
Demonstracja
Zobacz przebieg rozmowy i to, co agent po niej zostawia.
Poniżej scenariusze demonstracyjne. Nagrania z wdrożeń publikujemy dopiero po zgodzie firmy, której dotyczą.
Scenariusz demonstracyjny · HoReCa
Rezerwacja poza godzinami pracy recepcji
Transkrypcja
- Agent AIDzień dobry, tu asystent głosowy AI hotelu. Rozmowa jest nagrywana. W czym mogę pomóc?
- KlientDzwonię o pokój na piątek i sobotę, dla dwóch osób.
- Agent AISprawdzam dostępność na piątek i sobotę dla dwóch osób.
Pokaż dalszą część rozmowyZwiń dalszą część rozmowy
- System rezerwacjiPokój dwuosobowy: dostępny, dwie noce.
- Agent AIMam wolny pokój dwuosobowy na oba dni. Rezerwuję? Poproszę o imię, nazwisko i numer telefonu.
- KlientTak. Anna Kowalska, numer podam ten, z którego dzwonię.
- Agent AIRezerwacja zapisana. Potwierdzenie wyślę SMS-em. Jeśli chce Pani rozmawiać z recepcją, przełączę w godzinach jej pracy.
Wynik rozmowy
Co zostaje w systemie po rozmowie
- Rezerwacja
- zapisana w systemie hotelu
- Termin
- piątek–niedziela, pokój dwuosobowy
- Kontakt
- numer rozmówcy przypisany do rezerwacji
- Potwierdzenie
- SMS wysłany po zakończeniu rozmowy
- Ślad rozmowy
- transkrypcja i wykonane operacje w panelu
Co jest zapisywane i nagrywane oraz jak długo, ustalamy przed wdrożeniem.
Integracje
Agent pracuje na systemach, które już masz.
Integracje układamy według procesu. Przed wdrożeniem ustalamy, co agent czyta, co zapisuje i co robi, gdy system nie odpowiada.
Telefonia
Twój numer, przekierowania, obsługa piku i awaryjne przekazanie połączenia.
CRM i obsługa klienta
Kontakt, zgłoszenie, podsumowanie rozmowy i status sprawy.
Rezerwacje, PMS i POS
Pokoje, stoliki, zamówienia i dostępność w czasie rzeczywistym.
Kalendarze
Rezerwacja, przełożenie, odwołanie i przypomnienie o terminie.
ERP, magazyn i serwis
Stany, statusy zamówień, dostawy i zgłoszenia serwisowe.
SMS i e-mail
Potwierdzenia, przypomnienia i informacje po rozmowie.
Dedykowane API
Gdy proces żyje w systemie, którego nie ma na żadnej liście integracji. Jeśli systemu nie da się połączyć, mówimy o tym przed rozpoczęciem prac.
Wdrożenie
Najpierw zakres i liczby. Potem technologia.
Czas wdrożenia zależy od procesu i liczby integracji, więc termin podajemy po pierwszym kroku.
- 01
Liczymy proces
Wolumen rozmów, powody telefonów, dzisiejszy koszt obsługi i wynik, który ma się zmienić.
- 02
Ustalamy granice
Co agent robi, czego nie robi i w którym momencie przekazuje sprawę człowiekowi.
- 03
Łączymy systemy
Numer, zatwierdzona baza wiedzy oraz system, w którym ma powstać rezultat rozmowy.
- 04
Testujemy przypadki brzegowe
Hałas, przerwania, brak danych, nietypowe pytania i awaria integracji.
- 05
Uruchamiamy pilotaż
Ograniczony ruch, monitoring rozmów i porównanie z punktem wyjścia.
- 06
Stroimy i raportujemy
Poprawki na podstawie prawdziwych rozmów, raport z rezultatów i decyzja o rozszerzeniu zakresu.
Realizacje
Wszystkie realizacje Agent w działającym procesie.
Opisujemy zakres i efekt operacyjny. Liczby publikujemy za zgodą klienta.
Hotelarstwo
Mniej powtarzalnych telefonów na recepcji
Recepcja odbierała te same pytania o dostępność pokoi, śniadanie, parking i dojazd, także wtedy, gdy przy ladzie stał gość.
Zakres agenta
- Dostępność i rezerwacje pobytu
- Pytania pobytowe z zatwierdzonej bazy wiedzy
- Obsługa w kilku językach
- Potwierdzenie SMS z danymi rezerwacji
Efekt: rezerwacja możliwa również wtedy, gdy recepcja nie pracuje, a powtarzalne pytania nie przerywają obsługi gości na miejscu.
Efekt liczbowy: recepcja odciążona z ~70% telefonów informacyjnych.
Gastronomia
Zamówienie przyjęte w godzinach szczytu
Lokale, w których w piątkowy wieczór telefon dzwonił częściej, niż ktokolwiek mógł odebrać.
Zakres agenta
- Zamówienia z menu z wariantami i dodatkami
- Weryfikacja adresu i obszaru dostawy
- Propozycja dodatków według reguł lokalu
- Potwierdzenie SMS z podsumowaniem
Efekt: zamówienia z godzin szczytu przestają zależeć od tego, czy ktoś zdąży podnieść słuchawkę.
Serwis i OZE
Zgłoszenie serwisowe z kompletem danych
Firmy instalacyjne i serwisowe, w których zgłoszenia przychodziły telefonicznie w trakcie prac w terenie.
Zakres agenta
- Zgłoszenie z typem urządzenia i lokalizacją
- Klasyfikacja według reguł firmy
- Propozycja terminu kontaktu lub wizyty
- Sprawa pilna od razu do dyżurnego
Efekt: technik dostaje opisane zgłoszenie zamiast informacji „ktoś dzwonił”.
Kontrola i zgodność
Agent zna swoje granice.
AI może się pomylić. Dlatego zakres, dane i eskalację projektujemy tak, żeby pomyłka nie dotarła do Twojego klienta.
Jawne AI
Agent przedstawia się jako asystent głosowy AI na początku rozmowy. Od 2 sierpnia 2026 r. wymaga tego art. 50 aktu o sztucznej inteligencji.
Zatwierdzone dane
Ceny, terminy i dostępność agent bierze z Twoich systemów i zatwierdzonej bazy wiedzy.
Zakres i eskalacja
Lista spraw, które agent obsługuje, jest spisana przed startem. Wszystko inne przekazuje pracownikowi.
Nagrania i retencja
Nagranie i transkrypcja to dane osobowe. Decydujemy z klientem, co jest potrzebne do celu i jak długo jest przechowywane.
Kontrolowany dostęp
Dostęp do rozmów mają wyłącznie osoby upoważnione, a środowisko wielu klientów rozdziela ich dane.
Ocena przed wdrożeniem
Dla wdrożeń wrażliwych wykonujemy wstępną ocenę skutków dla ochrony danych i klasyfikację według aktu o sztucznej inteligencji.
Zgodność z RODO i aktem o sztucznej inteligencji zależy od celu, danych i procesu po stronie administratora, dlatego nie deklarujemy jej z góry. Marketing wychodzący przez systemy automatyczne wymaga uprzedniej zgody rozmówcy (art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej). Polityka prywatności
Kiedy odradzamy
Nie każdy telefon opłaca się oddać agentowi.
W tych sytuacjach odradzamy wdrożenie. Często wystarczą inne przekierowania, formularz albo uporządkowanie danych.
Jeśli rachunek albo ryzyko się nie spinają, mówimy to wprost na pierwszej rozmowie.
- Rozmów jest niewiele i prawie każda dotyczy czegoś innego.
- Wiedza zmienia się szybciej, niż ktokolwiek zdąży ją aktualizować.
- Sprawa wymaga odpowiedzialności eksperckiej albo negocjacji.
- Nie ma systemu, w którym miałby powstać rezultat rozmowy, więc pracownik i tak przepisze wszystko ręcznie.
- Nie ma ścieżki przekazania sprawy człowiekowi.
- Rozmowy dotyczą decyzji, których agent nie powinien podejmować: oceny stanu zdrowia, kandydatów, zdolności kredytowej ani zgłoszeń alarmowych.
Pytania i odpowiedzi
Zanim porozmawiamy.
Najczęstsze pytania przed pierwszą rozmową o agencie głosowym.
Więcej pytańCzy rozmówca wie, że rozmawia z AI?
Tak. Na początku rozmowy agent przedstawia się jako asystent głosowy AI i informuje, czy rozmowa jest nagrywana. Od 2 sierpnia 2026 r. wymaga tego art. 50 aktu o sztucznej inteligencji, a my zalecamy to w każdej branży.
Czy zachowuję swój numer telefonu?
Tak. Konfigurujemy przekierowanie albo obsługę połączeń przychodzących na Twoim obecnym numerze. Centrala i operator zostają bez zmian.
Jak wygląda przekazanie rozmowy pracownikowi?
W godzinach pracy agent może przełączyć połączenie pod wskazany numer. Poza nimi tworzy zgłoszenie z intencją rozmówcy, zebranymi danymi i wykonanymi operacjami, żeby pracownik nie zaczynał rozmowy od zera.
Czy agent zintegruje się z moim systemem?
Zwykle tak, jeśli system ma API albo kontrolowaną bazę danych. Szczegóły ustalamy przed wdrożeniem, razem z zachowaniem agenta przy awarii integracji.
Jak wygląda kwestia RODO i aktu o sztucznej inteligencji?
Oba obowiązują równolegle. Do każdego celu przypisujemy podstawę przetwarzania, opisujemy przepływ danych i listę dostawców. Wdrożenia wrażliwe dostają wstępną ocenę skutków dla ochrony danych i klasyfikację systemu według aktu o sztucznej inteligencji.
Ile trwa wdrożenie i od czego zależy cena?
Podstawowego agenta uruchamiamy nawet w tydzień. Integracje, dodatkowe moduły, dane wrażliwe i sprawy po stronie dostawców wydłużają ten czas, dlatego termin podajemy po analizie. W obecnej promocji wdrożenie podstawowego agenta kosztuje 2 000 zł netto i obejmuje pierwsze 2 000 minut rozmów, potem 500 zł netto miesięcznie za 1 000 minut. Większy zakres wyceniamy po bezpłatnej analizie: na miejscu w Twojej firmie na Podkarpaciu albo w 30-minutowej rozmowie online. Nic nie płacisz za analizę. Jeśli wdrażamy, jej koszt jest w cenie projektu.
Materiał do pobrania
Checklista: czy Twój proces telefoniczny jest gotowy na agenta głosowego
Dwanaście pytań o proces, dane i systemy, sześć sygnałów ostrzegawczych oraz skrót obowiązków z RODO i aktu o sztucznej inteligencji.
Bez formularza i bez zapisu na listę.
Test procesu
Sprawdź w dwie minuty, czy Twoje telefony nadają się dla agenta głosowego.
Osiem pytań o wolumen, dane i systemy. Wynik zobaczysz od razu, bez podawania adresu e-mail. Jeśli odpowiedzi pokażą, że wdrożenie nie ma sensu, napiszemy to wprost.
Pytanie 1 z 8
Pierwszy krok
Sprawdźmy, czy agent ma sens w Twojej firmie.
Opowiedz, co dzieje się dziś z telefonami. Wrócimy ze wstępną oceną procesu i propozycją następnego kroku.
W odpowiedzi znajdziesz
- ✓ Ocenę potencjału procesu
- ✓ Wstępny zakres działania agenta
- ✓ Listę potrzebnych integracji
- ✓ Pilotaż albo prostszą alternatywę
Analizę i projekt prowadzi Konrad Lis.Rozmawiasz z osobą, która prowadzi projekt od analizy do uruchomienia.